¿Qué es la Digitalización Certificada?

Es un proceso de digitalización que por cumplir con unos requisitos establecidos por AEAT y las Diputaciones Forales de País Vasco y Navarra, otorga al fichero resultante del proceso de captura el mismo valor fiscal y legal que el documento original de papel, permitiendo por lo tanto la destrucción del archivo físico al quedar garantizada, mediante firma electrónica, la integridad del archivo digital.

 
 

Qué requisitos debe tener un fichero para poder destruir el documento original

El fichero debe estar firmado electrónicamente mediante un Software homologado por la AEAT y las Diputaciones Forales. El proceso de digitalización además debe efectuarse sin intervención del usuario y de forma desatendida siguiendo los siguientes puntos:


  • Digitalización de la imagen en memoria
  • Proceso de optimización de la imagen para garantizar su legibilidad
  • Asociación a cada factura de la referencia identificativa de la homologación concedida por al AEAT y de los metadatos exigidos por la AEAT (marca de tiempo, nombre y nº de versión de la solución homologada)
  • Firma del fichero que contiene la imagen y los metadatos. La firma podrá efectuarse con un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización que será invocado por el software de digitalización certificada.
  • El fichero, con la imagen resultante y sus metadatos, debe permanecer inalterado desde este instante.

 

 

Normativa

Ley 59/2003 de Firma Electrónica, por la que se equipara el soporte en que consten los datos firmados digitalmente al documento en soporte papel.

 Según la Resolución de 24 de octubre de 2007, el proceso de digitalización se debe realizar según unos formatos estándares de uso común para la digitalización certificada de facturas recibidas en papel. con un software de digitalización certificado por la AEAT y las Diputaciones Forales.

 
 

Beneficios

  • Permite eliminar el archivo físico ya que el fichero de conservación generado en el proceso tiene el mismo valor legal.
  • Permite una rápida búsqueda de las facturas, su impresión, envío...
  • Permite la automatización de procesos.
  • La extracción automática de los datos de cada factura facilita su tratamiento, posibilitando su integración con los sistemas de gestión económico-financieros como si de facturas electrónicas se tratara.
  • Todos los puntos anteriores dan como resultado un ahorro general de tiempo, material de archivo y costes de gestión invertido en la gestión documental.
 

Con Ze-Invoice podrá digitalizar las facturas y eliminar el archivo físico.

El Add-on le permitirá digitalizar las facturas recibidas e integrarlas en Microsoft Dynamics NAV.


Funcionalidades:

  • Esaneo masivo.
  • Búsqueda selecciónando por múltiples campos.
  • Asociación de la imagen al documento factura.
  • Posibilidad de Extracción automática de datos (incluyendo un OCR a la solución) con o sin líneas de detalle.


Infórmese

3 sencillos pasos

Gracias a esta funcionalidad se generarán los PDFs firmados correspondientes a las facturas escaneadas de forma certificada, se extraerán los datos de cada factura (de forma manual o con OCR) y se creará un fichero de conservación con valor legal entregable en caso de inspección.